Korporacyjne systemy zarządzania treścią (Systemy ECM) to rodzaje technologii oprogramowania, które są szeroko stosowane w zarządzaniu, przechowywaniu, wyszukiwaniu i ochronie nieuporządkowanych informacji, które są bezpośrednio związane z zarządzaniem procesami biznesowymi w dowolnej organizacji.
Niektóre mylą systemy ECM i elektroniczne systemy zarządzania dokumentami (EDMS). Pomieszanie tych definicji wynika z faktu, że bardzo często EDMS, oprócz modułów zarządzania dokumentami przedsiębiorstwa, zawiera niektóre funkcje ECM. Jak na przykład interakcja pracowników przy przygotowywaniu dokumentów. W takiej sytuacji całkiem możliwe jest omówienie rozszerzenia funkcjonalności na system ECM.
Główną różnicą między systemem ECM a EDMS jest to, że oprócz prowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentami przedsiębiorstwa, systemy ECM tworzą jedną przestrzeń informacyjną dla wszystkich użytkowników organizacji, a także zapewniają automatyzację procesów biznesowych.
Dzięki zastosowaniu systemów ECM zasoby pracy są optymalizowane, a koszty operacyjne przedsiębiorstwa znacznie zmniejszone.
Zazwyczaj systemy ECM obejmują następujące podsekcje (moduły), z których każdy integruje się z resztą podsekcji, i może również istnieć osobno.
Poniżej niektóre z nich:
- Moduł elektronicznego zarządzania dokumentami przedsiębiorstwa;
- Moduł wsparcia procesów biznesowych;
- Moduł zarządzania treścią internetową dla korporacyjnej strony internetowej lub portalu,
- Moduł zarządzania treścią medialną;
- Moduł zarządzania wiedzą;
- Moduł kontroli dostępu do treści, zapewniający niezbędne informacje niezależnie od czasu i miejsca.
Każda z podsekcji wymaga pewnych umiejętności. Na przykład zarządzanie treścią internetową korporacyjnej witryny lub portalu wymaga szczególnej wiedzy na temat administrowania zasobami internetowymi, a moduł elektronicznego zarządzania dokumentami przedsiębiorstwa wymaga specyfiki wewnętrznego przepływu dokumentów.
Systemy ECM łączą zawartość dokumentów i aspekty zarządcze przedsiębiorstwa, tworząc jedno środowisko do zarządzania dokumentami i zmniejszając liczbę czynności roboczych związanych z realizacją zadań biznesowych. W ten sposób treści korporacyjne stają się dostępne dla tych użytkowników, którzy potrzebują ich do szybkiej pracy o wysokiej jakości.
